Så funkar offentlighetsprincipen – frågor och svar

Submit to FacebookSubmit to Google PlusSubmit to TwitterSubmit to LinkedIn

Rätten att ta del av offentliga handlingar och information är ett av journalistens viktigaste arbetsredskap.
Därför är det viktigt att vara påläst om de regler som gäller. Både för att förse allmänheten med information och att kunna ta strid för offentlighetsprincipen när de som inte tycker om offentlig insyn försöker sätta den ur spel.

Nedan ges en översiktlig bild av offentlighetsprincipen, hur den fungerar samt några tips om hur man kan argumentera för sin sak om det blir problem. För den som vill ha en djupare genomgång kan det vara bra att komplettera med någon av de handböcker i ämnet som finns för journalister.

Här kommer du tillbaka till Offentlighetsjourens startsida.

Fortsätter du så hittar du svar på de frågor man oftast har som journalist:

 

Gäller offentlighetsprincipen för alla?

Var har man rätt till insyn?

Vilka insynsmöjligheter finns hos privata entreprenörer och bolag där kommunen är delägare?

Vad är en handling?

Vad skiljer en allmän handling från andra handlingar?

När blir en handling allmän?

Finns det hemliga handlingar?

Måste handlingar diarieföras?

Vem beslutar om sekretess?

Hur snabbt måste en handling lämnas ut?

Måste jag veta diarie- eller ärendenumret för att få ut en handling?

Har hjälpsam måste tjänstemannen vara?

Måste jag betala för kopior?

Kan jag låna dator för att ta del av handlingar?

Kan jag kräva att handlingar skickas till mig?

Vad gäller för handlingar i elektronisk form?

Måste jag berätta varför jag vill ha en handling?

Är "sekretess" giltigt skäl för avslag?

Vilken är skillnaden mellan stark och svag sekretess?

Är "affärssekretess" giltigt skäl för avslag?

Är "Strider mot PUL" giltigt skäl för avslag?

Är "arbetsmaterial" giltigt skäl för avslag?

Är "minnesanteckning" giltigt skäl för avslag?

Är "Privat handling" giltigt skäl för avslag?

Är "mellanprodukt" giltigt skäl för avslag?

Har jag rätt att se handlingar inför nämndssammanträden?

Kan fullmakt bryta sekretessen?

Kan sekretessförbehåll ge insyn?

Hur kan meddelarfrihet ge insyn?

Gäller sekretessen lika hos alla myndigheter?

Hur länge gäller sekretessen?

Är det alltid rätt att överklaga ett avslag?

Hur överklagar man?

Vilken är skillnaden mellan att klaga hos kammarrätten och JO?

Vad gäller för handlingar som rör EU och andra länder?

Gäller offentlighetsprincipen för alla?

Offentlighetsprincipen ger alla rätt att ta del av allmänna handlingar. Rätten gäller oavsett ålder och nationalitet. Man behöver alltså inte vara svensk medborgare. Huvudregeln är att man inte behöver uppge sitt namn eller berätta varför man vill se en handling. Från detta finns undantag som kommer att tas upp längre fram.

Reglerna om allmänna handlingars offentlighet finns i Tryckfrihetsförordningens andra kapitel. Det finns en rad undantag från reglerna om offentlighet. De regleras i offentlighets- och sekretesslagen.
Lagrum: TF 2 kap

 

Var har man rätt till insyn?

Offentlighetsprincipen gäller hos statliga myndigheter, landsting och kommuner. Den gäller även i aktiebolag, ekonomiska föreningar och stiftelser där "kommuner och landsting skall anses utöva ett rättsligt bestämmande inflytande ensamma eller tillsammans". Med "rättsligt bestämmande" menas rätten att utse eller avsätta mer än hälften av ledamöterna i styrelsen. Samma villkor gäller stiftelser som förvaltas av juridiska personer (bolag, stiftelser eller ekonomiska föreningar) där kommuner eller landsting genom aktie- eller andelsinnehav förfogar över mer än hälften av rösterna i bolaget.
Lagrum: Offentlighets och sekretesslagen 2 kap, 3§

 

Vilka insynsmöjligheter finns hos privata entreprenörer och bolag där kommunen är delägare?

Friskolor och privata entreprenörer lyder inte under offentlighetsprincipen trots att de bedriver verksamhet som i offentlig regi omfattas av insyn.

Det finns ändå vissa möjligheter. De handlingar som skickas från entreprenören till olika myndigheter blir normalt allmänna handlingar.

Enligt kommunallagen ska kommuner i sina avtal skriva in villkor som ger allmänheten insyn i verksamheten.

När en kommun eller ett landsting bildare ett bolag eller en stiftelse tillsammans med en privat aktör för att ha hand om kommunala angelägenheter gäller offentlighetsprincipen om en eller flera kommuner/landsting äger mer än hälften av aktierna eller utser mer än hälften av styrelseledamöterna.

I övriga fall ska kommunen/landstinget verka för att allmänheten ska ha rätt att ta del av handlingar hos företaget.

Om kraven på avtalad insyn för allmänheten fungerar i praktiken är dock osäkert. Men man kan åtminstone försöka be kommunen/landstinget att hjälpa en att få del av handlingar man är intresserad av. Exempelvis vårdföretagets bemanningslistor.

Lagrum: Kommunallagen Kap 3, 18§ och 19a§

 

Vad är en handling?

En handling är något som innehåller information. Det kan vara skrift på papper men också bilder, foton, ritningar, ljud- och bildupptagningar, e-post eller datalagrad information.
Lagrum: TF 2 kap, 3§

 

Vad skiljer en allmän handling från andra handlingar?

Det finns i huvudsak tre olika typer av handlingar hos våra myndigheter:

1: Allmänna handlingar som oftast också är offentliga. Om en myndighet nekar att lämna ut en allmän handling måste den kunna hänvisa till en lagparagraf som ger rätt att göra undantag på grund av sekretess. (se vidare nedan)

2. Myndighetens interna handlingar (arbetsmaterial), det vill säga handlingar som framställts hos myndigheten i ett pågående ärende. När ärendet är avslutat eller handlingarna expedierats (skickats ut) från myndigheten blir de allmänna.

3. Privata handlingar. Handlingar som skickats privat till en tjänsteman eller politiker och som inte berör myndighetens verksamhet. Exempelvis privata brev eller partihandlingar.

 

När blir en handling allmän?
1: När handlingen är inkommen eller kommit behörig befattningshavare tillhanda eller tillhör eller är tillgänglig för myndigheten. En handling anses förvarad eller inkommen så fort den kommit in i myndighetens lokaler. Den kan också vara förvarad genom att en behörig befattningshavare tagit emot den någon annanstans, exempelvis med posten i sitt hem.

2: När handlingen är upprättad genom att den är producerad av myndighetens personal och fått sin slutliga utformning och är justerad, färdigställd och/eller ärendet avslutat.

3: När handlingen är expedierad genom att ha skickats eller lämnats ut från myndigheten. En handling kan exempelvis bli allmän om den överlämnas till en annan myndighet.

Lagrum: TF 2 kap, 6-7§

 

Finns det hemliga handlingar?

Ja, en del allmänna handlingar omfattas helt eller delvis av sekretess. Allmänna handlingar kan delas in så här:

1: Offentliga handlingar som kan lämnas ut.

2: Blandade handlingar vars innehåll delvis kan offentliggöras. Exempelvis kan en handling bli offentlig om namn och andra personuppgifter på de berörda stryks.

3: Hemliga eller sekretessbelagda handlingar.

 I grova drag förekommer sekretess i större eller mindre omfattning när det gäller följande (villkoren finns preciserade i Lagen om offentlighet och sekretess):

  • Rikets säkerhet eller dess förhållande till annan stat eller mellanfolklig organisation.
  • Rikets centrala finanspolitik, penningpolitik eller valutapolitik.
  • Myndigheternas verksamhet för inspektion, kontroll eller annan tillsyn.
  • Intresset att förebygga eller beivra brott.
  • Det allmännas ekonomiska intresse.
  • Skyddet för enskilda medborgares personliga eller ekonomiska förhållanden.
  • Intresset att bevara djur- och växtarter.

Lagrum: Offentlighets och sekretesslagen 1 kap

 

Måste handlingar diarieföras?

Ja, myndigheter är skyldiga att diarieföra alla inkomna och upprättade handlingar. Inskrivning i diariet skall ske så fort en handling inkommit till myndigheten. Men diarieföring är inget villkor för att handlingen skall bli allmän. Det blir den redan när den inkommer till myndigheten.

En myndighet får göra undantag från kravet på diarieföring för handlingar som inte omfattas av sekretess. De behöver inte registreras om de hålls ordnade så att det utan svårighet kan fastställas om de har kommit in eller upprättats.

Fråga gärna om myndigheten förvarar handlingar på det här sättet.

I diariet anges vilken typ av ärende det handlar om, vem som är handläggare, varifrån handlingen kommer, datum och andra uppgifter. Diariet är offentligt.

Lagrum: Offentlighets och sekretesslagen 5 kap, 1-5§

 

Vem beslutar om sekretess?

Den som förvarar eller ansvarar för en handling skall pröva om den kan lämnas ut. Om han eller hon är osäker kan beslutet istället fattas av en överordnad eller av myndigheten. Men bara om det inte innebär onödiga dröjsmål. Högst en eller ett par dagar anses vara acceptabelt om det inte handlar om ett stort antal handlingar som måste gås igenom och sekretessprövas. Om den som förvarar handlingen säger nej har man rätt att begära att myndigheten prövar ärendet.

Lagrum: Offentlighets och sekretesslagen 6 kap, 2-3 §

 

Hur snabbt måste en handling lämnas ut?

En begäran enligt offentlighetsprincipen skall hanteras skyndsamt. Det betyder att den är ett förtursärende. En tjänsteman kan inte dröja med motiveringen att han eller hon har mycket att göra i största allmänhet.

Huvudregeln är att man genast skall få ta del av handlingen. Samma dag eller någon dags fördröjning kan vara acceptabelt om myndigheten måste göra sekretessprövning, om materialet är omfattande eller om det tar tid att leta fram handlingen.
Myndigheten är skyldig att lämna ut offentliga handlingar under hela arbetsdagen, alltså inte bara under eventuell expeditionstid.
Om det rör sig om ett stort antal handlingar som måste sekretessprövas bör dessa kunna lämnas ut i takt med varje handling prövats.

Lagrum: TF 2 kap, 12§

 

Måste jag veta diarie- eller ärendenumret för att få ut en handling?

Nej, det finns inget sådant krav. Men man måste kunna precisera tillräckligt väl för att myndighetens personal skall kunna veta vilken handling det rör sig om. Om man väl förklarat att man är intresserad av kommunstyrelsens protokoll för 2005 är personalen skyldig att lämna ut handlingarna även om det blir mycket letande i källaren eller arkivet.

 

Har hjälpsam måste tjänstemannen vara?

Myndigheter har serviceskyldighet. De ska exempelvis lämna upplysningar, vägleda, ge råd, svara på frågor och hjälpa den enskilde att ta vara på sin rätt. Myndigheterna är också skyldiga att ta emot besök och telefonsamtal. De ska hålla öppet minst två timmar varje vardag för mottagande och utlämnande av allmänna handlingar.

Lagreglerna och dess anda innebär att tjänstemän skall vara göra sitt bästa för att hjälpa till och inte krångla i onödan.

Lagrum: Förvaltningslagen 4-5§

 

Måste jag betala för kopior?

Alla har rätt att både läsa offentliga handlingar och att få kopior. Myndigheten får lov att ta ut en självkostnadsavgift för kopiorna. Praxis brukar vara att upp till nio sidor är gratis. Tar man tio eller fler kopior får man betala en klumpsumma på 50 kronor för de tio första och därefter två kronor per kopia.
Några myndigheter, exempelvis Bolagsverket, har fått tillåtelse att tillämpa andra avgiftsnivåer.

Lagrum: TF 2 kap, 12-13§ samt Avgiftsförordningen 16§

 

Kan jag låna dator för att ta del av handlingar?

Om det krävs särskild utrustning för att ta del av en handling skall myndigheten se till att man får tillgång till sådan. Det kan exempelvis handla om dator, cd- eller dvd-spelare, projektor etc. Man har också rätt att få en sittplats där man i lugn och ro kan ta del av handlingar.

Lagrum: Offentlighets- och sekretesslagen 6 kap, 6§

 

Kan jag kräva att handlingar skickas till mig?

Om man inte har tid eller möjlighet att besöka en myndighet som kanske ligger långt borta har man rätt att få kopior av allmänna handlingar skickade. Det normala är att de skickas per post. Men man kan också begära att de faxas eller skickas med e-post. Lagen säger att myndigheten ska ta hänsyn till den enskildes önskemål om hur kopior ska skickas.

Myndigheten ska på begäran faxa om det inte är olämpligt. Exempel på undantag från användande av telefax är om det skulle medföra mycket extraarbete, att typen av material är mindre lämpligt att skicka så eller att det rör sig om ett stort antal handlingar.

När det gäller e-post kan myndigheten själv välja hur man vill göra.

Om myndigheten krånglar kan man hänvisa till förvaltningslagens anda om hjälpsamhet och att myndighetspersonal inte skall ställa upp hinder som inte kan motiveras av sakskäl.

Lagrum: Lag 2003:234 samt Förvaltningslagen 4-5 §

 

Vad gäller för handlingar i elektronisk form?

Datoriserad information räknas som allmän handling om den är förvarad hos myndigheten och om myndigheten kan göra sammanställningen tillgänglig med rutinbetonade åtgärder. Därmed bör det som är tillgängligt för myndighetens personal i det vardagliga arbetet utgöra allmän handling.

En myndighet får, men måste inte, lämna ut handlingar i elektronisk form. (Se ovan under Rätt att få handlingar skickade)

Även här kan man hänvisa till förvaltningslagens anda. Man har alltså ha ganska goda möjligheter i många fall eftersom ett utlämnande i elektronisk form inte borde medföra något större extra besvär.

Man har rätt att få låna en dataterminal för att ta del av allmänna handlingar i elektronisk form. Man har också rätt att få hjälp för att kunna hantera utrustningen

Lagrum: TF: 2 kap, 3 och13§, Förvaltningslagen 4-5§, Lag 2003:234 samt Offentlighets- och sekretesslagen 6 kap, 6-7§ och 4 kap, 2§

 

Måste jag berätta varför jag vill ha en handling?

Huvudregeln är att en myndighet inte får fråga efter identitet och syfte när någon begär att få ta del av allmänna handlingar. Men det är tillåtet om myndigheten behöver veta det för att bedöma risken för skada eller men (se nedan) vid en sekretessprövning. Det betyder inte att man alltid måste förklara sig i detalj. Förhoppningsvis räcker det att säga att syftet är journalistiskt.

Lagrum: TF 2 kap, 14§

 

Är "sekretess" giltigt skäl för avslag?

Ja, ibland men långt ifrån alltid. En del allmänna handlingar innehåller uppgifter som gör att myndigheten inte vill lämna ut dem av sekretesskäl. Offentlighets- och sekretesslagens regler avgör när det är motiverat.

Man skall inte ta för givet att myndigheten alltid gör rätt i sin bedömning. Myndigheter med sekretessomgärdad verksamhet – exempelvis socialtjänst och vård – blir lätt överdrivet sekretessbenägna för att vara på säkra sidan.

Ges avslag av sekretesskäl skall man alltid be myndigheten motivera vilken eller vilka paragrafer beslutet grundas på. Kanske hänvisar myndigheten till svag sekretess (se nedan) där huvudregeln faktiskt är offentlighet.
Att en handling innehåller sekretessbelagda uppgifter betyder inte att hela handlingen behöver vara sekretessbelagd. Om namn eller andra personuppgifter tas bort kan kanske det övriga materialet göras offentligt. Begär att myndigheten sekretessprövar handlingen del för del.

 

Vilken är skillnaden mellan stark och svag sekretess?

Myndigheter hänvisar ofta till paragrafer med svag sekretess när de nekar att lämna ut handlingar. Men svag sekretess innebär att offentlighet är huvudregel och sekretess. För att kunna hävda sekretess måste myndigheten i sådana fall kunna visa att det är troligt att skada eller men kan uppstå. Den som vill ta del av en handling ska så klart trycka på att offentlighet är huvudregel.

Tre olika skaderekvisit avgör graden av sekretess. Värt att veta i sammanhanget är att "skada" avser ekonomisk skada, medan "men" handlar om andra typer av skada.

  • Svag sekretess eller "rakt skaderekvisit" innebär att offentlighet är huvudregel och sekretess undantag. Man känner igen det på formuleringen att uppgifter är offentliga om "det inte kan antas" att den enskilde lider en viss skada eller visst men om uppgiften utlämnas. Formuleringen återkommer i de paragrafer i Lagen om offentlighet och sekretess som stadgar svag sekretess.
  • Stark sekretess eller "omvänt skaderekvisit" betyder att huvudregeln är sekretess. I praktiken innebär det att sådana uppgifter mycket sällan lämnas ut "om det inte står klart att uppgiften kan röjas" utan att någon lider skada eller men som den återkommande formuleringen ungefär lyder i paragraferna med stark sekretess.
  • När skaderekvisit saknas gäller absolut sekretess. Uppgifterna i handlingen är då alltid sekretessbelagda.

 

Är "affärssekretess" giltigt skäl för avslag?

Offentlighetsprincipen gäller även i kommunala och landstingsägda bolag, stiftelser och ekonomiska föreningar (Se ovan).
Bolag har större möjlighet än myndigheter att hävda affärssekretess. Ofta hänvisas till bestämmelserna om skydd för det allmännas (bolagets) ekonomiska intressen och om enskildas (affärspartners) ekonomiska intressen.

Tänk dock på att paragraferna i huvudsak bara stadgar svag sekretess. Det betyder att myndigheten eller bolaget måste visa att det finns skäl att anta att den enskilde lider ekonomisk skada.

Läs hela paragrafen som myndighetens eller bolagets nekande grundar sig på. Ofta finns undantag från sekretess när det gäller beslut. Vidare framgår även att sekretessen är tidsbegränsad.

 

Är "Strider mot PUL" giltigt skäl för avslag?

Ett utlämnande av allmänna handlingar kan strida mot Personuppgiftslagen, PUL. Men lagen innehåller undantag för journalistiska ändamål och konstnärligt och litterärt skapande. Journalister har alltså rätt att ta del av uppgifter och handlingar som inte är tillgängliga för andra. Vem som helst kan dock utnyttja undantaget om ändamålet är journalistiskt.

Lagrum: PUL 7:e paragraf

 

Är "arbetsmaterial" giltigt skäl för avslag?

Arbetsmaterial är handlingar som upprättats i ett pågående ärende. Normalt sett blir de allmänna när ärendet avslutats.
Arbetsmaterial är inte allmän eller offentlig handling som myndigheten är skyldig att lämna ut. Men å andra sidan är det inte heller förbjudet. Myndigheten eller handläggaren kan själv välja. I en sådan situation kan det löna sig att argumentera för sin sak.

Det är också möjligt att påståendet inte stämmer. Kan hela eller delar av det påstådda arbetsmaterialet ha tillkommit utanför myndigheten? Då rör det sig om inkomna och allmänna handlingar. Har materialet lämnats över till en annan myndighet eller någon utomstående? Då kan handlingen anses som expedierad och allmän. Tänk på att det finns olika myndigheter inom en kommun. Ett förslag som gått på remiss från byggnadsnämnden till miljönämnden har expedierats från en myndighet och inkommit till en annan och bör alltså vara en allmän handling på båda ställena.

 

Är "minnesanteckning" giltigt skäl för avslag?

En minnesanteckning blir allmän handling om den tas om hand och arkiveras. Samma sak gäller utkast och koncept till beslut. Om myndigheten istället väljer att rensa ut sådant material rör det sig enligt lagen inte om allmän handling.

Lagrum: TF 2 kap, 9§

 

Är "Privat handling" giltigt skäl för avslag?

En privat handling är en handling som rör en tjänstemans privatliv. Exempelvis ett kärleksbrev som av någon anledning skickats till arbetsplatsen. Eller anteckningar från den lokala partiavdelningens möte som kommunalrådet har med sig i portföljen till kommunhuset. Men en handling som en tjänsteman eller politiker tagit emot i egenskap av företrädare för en myndighet är inte privat. Att avsändaren skickat handlingen personligen till en tjänsteman har ingen betydelse. Handlar innehållet om myndighetens verksamhet är den inte privat. Inte heller blir myndighetens handling privat för att den förvaras hemma hos en politiker eller tjänsteman.

 

Är "mellanprodukt" giltigt skäl för avslag?

Myndigheten kan hävda att handlingen är en mellanprodukt som ännu inte funnit sin slutgiltiga form. Den anses då vara ett utkast till utredning eller beslut som kan skickas till andra myndigheter och enskilda för beredning och synpunkter utan att den blir en allmän handling.

Detta kan dock ses som en tolkningsfråga liksom så mycket annat inom juridiken. En journalist som vill ta del av handlingen bör hävda att den är expedierad hos den ena myndigheten och inkommen hos den andra och därmed en allmän handling på båda ställena.

 

Har jag rätt att se handlingar inför nämndssammanträden?

Sammanträdeshandlingar som skickas ut till förtroendevalda inför exempelvis ett nämndsmöte är arbetsmaterial (se ovan) och anses inte vara expedierade när de skickas ut. Politikerna ses i det fallet som en del av myndigheten. Å andra sidan är det inte förbjudet att lämna ut arbetsmaterial – myndigheten kan själv välja.

I praktiken rör det sig om sammanträdeshandlingar ofta både om allmänna och icke allmänna handlingar. I sammanträdeshandlingar finns vanligtvis både arbetsmaterial och handlingar som inkommit från andra myndigheter eller från privatpersoner, företag eller föreningar.

 

Kan fullmakt bryta sekretessen?

Sekretess gäller inte mot den som berörs i en handling. Ett beslut om försörjningsstöd (socialbidrag) är normalt sett sekretessbelagt. Men den person beslutet gäller har rätt att ta del av det. Han eller hon kan också ge tillstånd för journalister och andra att läsa och få kopior på handlingarna genom att utfärda en fullmakt.

Om handlingen innehåller sekretessbelagda uppgifter om flera personer – exempelvis i fråga om en vårdnadstvist – är det inte säkert att en fullmakt från bara ena parten räcker för att bryta sekretessen. En lösning är då att den berörda själv begär kopior på handlingarna som sedan kan läsas av journalisten.

Lagrum: Offentlighets och sekretesslagen 10 kap, 14§ samt 12 kap, 2§

 

Kan sekretessförbehåll ge insyn?

En myndighet kan låta en utomstående läsa sekretessbelagda handlingar mot att han eller hon skriver på ett sekretessförbehåll. Det innebär att man lovar att inte föra vidare sekretessbelagda uppgifter. Förbehållet är juridiskt bindande och betyder att den som skrivit på har samma tystnadsplikt som myndighetens personal. Den som bryter mot tystnadsplikten riskerar åtal.

Det finns både för- och nackdelar med att skriva på ett sekretessförbehåll. Man kan ta del av information som man annars inte hade fått. Man kan efteråt be den uppgifterna handlar om att häva sekretessen med fullmakt och har sedan möjlighet att publicera.

Å andra sidan kan man hamna i lojalitetskonflikter om man får veta sådant som har stort allmänintresse men är sekretessbelagt.
Frågan blir då om man skall tiga i strid med sina yrkesideal eller publicera och riskera straff.

Lagrum: Offentlighets och sekretesslagen 10 kap14§ samt 12 kap 2§

 

Hur kan meddelarfrihet ge insyn?

Anställda hos myndigheter har meddelarfrihet. Det betyder att han eller hon har rätt att kontakta massmedia och anonymt eller öppet för att lämna upplysningar för publicering. I vissa fall även sådant som är hemligt. Friheten är dock begränsad beroende på vilken typ av uppgifter det rör sig om.

Det finns tre typer av uppgifter: offentliga, hemliga och kvalificerat hemliga. Offentliga uppgifter kan lämnas ut direkt. Men när det gäller hemliga uppgifter får tjänstemannen bara meddela dem muntligt eller referera till dem, inte lämna ut kopior på handlingen. Kvalificerat hemliga uppgifter, alltså exempelvis sådana som är viktiga för rikets säkerhet, får inte lämnas ut överhuvudtaget. Ibland gör tystnadsplikten också att det råder absolut sekretess.

Myndigheten får inte försöka ta reda på vem som lämnat ut offentliga eller hemliga uppgifter. Men om det är kvalificerat hemliga uppgifter eller handlingar med hemligt innehåll som lämnats ut har myndigheten den rätten. Journalister och media har tystnadsplikt och får inte röja sin källa.

Meddelarfriheten gäller även anställda i den sorts kommunala bolag, föreningar och stiftelser som nämns ovan under "Här har du rätt till insyn".

Lagrum: TF 1 kap, 1§ samt 3 kap, 4§

 

Gäller sekretessen lika hos alla myndigheter?

Ibland kan samma handling vara sekretessbelagd hos en myndighet men offentlig hos en annan. Exempelvis kan kommunens socialtjänst bedöma att en länsrättsdom faller under sekretessen. Men hos rätten som avkunnat domen är den en allmän och offentlig handling.

Detta beror på att olika myndigheter har olika sekretesskrav på sig. Men också på att olika myndigheter och tjänstemän gör skiftande bedömningar om hur reglerna skall tolkas. Det kan vara värt att fundera på om en sekretessbelagd handling också kan finnas hos någon annan myndighet.

 

Hur länge gäller sekretessen?

Sekretess gäller inte för evigt. Beroende på vilken typ av uppgifter det rör sig om varierar tidsgränsen från några år och upp till flera decennier. Vilken tidsgräns som gäller brukar framgå av de olika paragraferna. Sekretessen blir ofta svagare ju närmare tidsgränsen man kommer. Därför är det inte säkert handlingar som är sekretessbelagda idag behöver vara det om ett år. Varje gång myndigheten får en begäran om att få ta del av en handling skall en ny prövning göras av risken för skada eller men. Då måste man också ta hänsyn till att innehållet blivit äldre och att skaderisken eventuellt avtagit.

 

Är det alltid rätt att överklaga ett avslag?

Den som är missnöjd med en myndighets handläggning eller ett avslag på en begäran om att få ta del av en allmän handling kan överklaga till Kammarrätten eller anmäla till Justitieombudsmannen, JO. Det är egentligen en mindre bra lösning. Även om man till slut får rätt får man räkna med att det tar månader och ibland år för JO eller domstolen att avgöra ett ärende. Och då kan det vara för sent. Som journalist behöver man ofta informationen på kort varsel.

Ändå är det viktigt att stå på sig. Journalister om någon grupp måste ta strid för öppenhet och insyn när andra försöker begränsa den genom okunskap om de regler som gäller eller genom rent lagtrots. Låter man udda vara jämt kommer myndigheten eller tjänstemannen troligen att fortsätta och krångla eller fatta felaktiga beslut också i framtiden.

Innan man överklagar kan det vara bra att undersöka möjligheterna att få rätt. Myndigheten bör ha grundat sitt beslut på en eller flera lagparagrafer. Läs vad som sägs i paragraferna. Komplettera gärna med facklitteratur som talar om hur reglerna kan tolkas.

Om sannolikheten att få rätt är liten kan det vara bättre att avstå från att överklaga. Myndighetspersoner som vinner en sekretessprövning drar ibland felaktigt slutsatsen att de även i andra fall har rätt att slentrianmässigt hemlighålla uppgifter och handlingar efter eget tycke.

 

Hur överklagar man?

Om den som förvarar en handling nekar att lämna ut den bör man begära att myndigheten prövar frågan och fattar ett formellt beslut. Detta skall vara skriftligt och innehålla en motivering och hänvisning till den eller de lagparagrafer beslutet grundar sig på.
Ett överklagande skall lämnas till den myndighet som fattat avslagsbeslutet. Om myndigheten håller fast vid det tidigare beslutet skickas detta vidare till Kammarrätten för prövning.

Ett överklagande måste ha kommit in till myndigheten senast tre veckor efter att den som överklagar tagit del av beslutet.

Överklagandet skall vara skriftligt, undertecknat och innehålla kontaktuppgifter. Man måste vidare tala om vilket beslut som överklagas, på vilket sätt man vill att det skall ändras och varför. Möjligheten att få rätt ökar om man kan hitta lagparagrafer eller tidigare domar i liknande fall som talar för den egna saken. Allmänna resonemang om vad man själv upplever som rättvist eller orättvist fungerar sämre om de inte råkar sammanfalla med de lagar som gäller.

Tänk på att Kammarrätten och JO även hanterar klagomål om utlämnande av allmän handling från kommunala bolag och stiftelser.

 

Vilken är skillnaden mellan att klaga hos kammarrätten och JO?

Om man är missnöjd med myndighetens handläggning – alltså i första hand inte ett formellt beslut – kan man klaga hos Justitieombudsmannen (JO). Om det är innehållet i själva beslutet man vill klaga på är Kammarrätten rätt instans. (se ovan)
Om myndigheten exempelvis dröjt allt för länge med att lämna ut en handling, nekat ett lämna ut kopior eller ställt andra otillåtna villkor är det JO man ska klaga hos. Tänk på att JO även hanterar liknande klagomål i ärende om utlämnande av allmän handling från kommunala bolag och stiftelser.
En anmälan kan göras upp till två år efter det man vill klaga på inträffade.
Anmälan skall innehålla samma uppgifter som när man överklagar. (se nedan) 

 

Vad gäller för handlingar som rör EU och andra länder?

Utrikessekretess behandlas i lagen om offentlighet och sekretess 15 kap 1 §. Den innehåller ett så kallat rakt skaderekvisit vilket innebär att offentlighet är huvudregel. Nyligen beslöt dock riksdagen om ett tillägg i lagen som innebär ökade möjligheter till sekretess. Den nya sekretessbestämmelsen innebär att handlingar ska kunna skyddas av utrikessekretess även om innehållet ur svenskt perspektiv framstår som harmlöst om avsändarlandet vill ha det så.

Lagrum: Offentlighets- och sekretesslagen 15 kap, 1§

 

Phone: +46 (0) 480 44 64 00 Address: Linnéuniversitetet, fojo, 391 82 Kalmar, Sweden Visiting Address: Gröndalsvägen 19, 392 36 Kalmar, Sweden Email: fojoinfo@lnu.se